Особенности работы с машиночитаемой доверенностью
В мире цифровых технологий и автоматизации бизнес-процессов особое внимание уделяется вопросам юридической силы и безопасности электронных документов. Одним из ключевых аспектов в контексте передачи полномочий к системе электронного документооборота (ЭДО) на действия от лица компании является машиночитаемая доверенность (МЧД). Она представляет собой юридически значимый документ, благодаря которому физическое лицо может представлять интересы юрлица или индивидуального предпринимателя (ИП), используя при этом свою электронную подпись.
Так как переход случился относительно недавно, у руководителей из-за недостатка опыта возникают следующие проблемы с использованием МЧД:
-
Несовместимость. Каждая информационная система (ИС) имеет свою логику работы, что затрудняет универсальное применение МЧД. Пользователям необходимо следовать инструкциям каждой конкретной площадки. Например, где-то понадобится прикреплять файл МЧД к подписанному документу. А в другой системе его нужно будет оставить в личном кабинете представителя.
-
Ручное прописывание данных. Из-за того, что классификатор полномочий еще не имеет всех полномочий, их часто приходится вводить вручную. Это не дает возможности автоматического считывания введенных данных системой, что снижает скорость использования доверенности.
-
Проблемы с созданием сразу нескольких МЧД. Для одного представителя может потребоваться несколько машиночитаемых доверенностей в разных ИС, так как полномочия в системах могут отличаться. Это усложняет управление и отслеживание действующих доверенностей.
-
Задержки в работе со стороны пользователей. Вы можете столкнуться с трудностями во время обучения использования МЧД в работе. В результате сорвутся выгодные сделки, подписание контрактов или отправка документов.
-
Проблемы с хранением МЧД. Существующие машиночитаемые доверенности должны быть всегда под рукой для оперативного отзыва при необходимости. Неправильное управление может привести к утрате доверенностей или невозможности их своевременного отзыва.
Чтобы избежать этих проблем, рекомендуется подключиться к специальной системе управления машиночитаемыми доверенностями. В ней можно в онлайн-формате создавать, хранить, отслеживать статус МЧД. За счет этого работа с электронным документооборотом упрощается и ускоряется. Цену МЧД, а также ответы на новые возникшие вопросы можно уточнить у технической поддержки или менеджера выбранного оператора.
